懂得如何細看展覽會宣傳刊物和報告的數(shù)字,有助更容易掌握正確和有用的資料,從而做出適當?shù)姆治龊瓦x擇。
展覽館規(guī)模展覽會的規(guī)模,通常以所占用面積的大小作顯示。因展覽類別、招展反應, 攤位布局, 通道大小等因素的不同,個別的展覽會在同一展廳內實際裝建的攤位數(shù)目和面積可能有很大差別。所以, 一個展覽會的規(guī)模, 應以實際參展商數(shù)目和裝建展攤的凈面積來衡量。
在展覽館的宣傳物上,展館場地大小是不可或缺的資料。每個展覽館的設計和布局不盡相同——大堂、通道、會議室、宴會廳、餐飲設施、夾層、室外展場、服務區(qū)等所占面積不一, 所以同樣一個5萬平方米的展覽館,實際可供“展覽用途”的面積可能有很大的差異。再者, 展覽廳形狀、立柱數(shù)目、防火和服務設備分布等,亦會對實際可設展位數(shù)量和面積有直接影響。一個無柱長方形展廳,其可設展位面積比率可達65%;而一個非長方形帶立柱展廳,同樣比率可能只有40%。故此,在分析一個展覽設施規(guī)模時,應注重展廳數(shù)目和每個展廳可容納多少個標準攤位(3x3米)等相關資料。
展覽會數(shù)量一個展覽館在宣傳時, 常以接待或承辦展覽會的數(shù)目作推廣。我們應認識到, 有不少題目相關的展覽會是由同一主辦者同時同地舉辦,以減輕成本或互補不足, 這是慣常的發(fā)展策略和商業(yè)考慮，可以理解。 所以一個展覽館顯示每年承接展覽會的數(shù)字, 可能遠多于實質“展覽活動”的數(shù)目。
展覽館使用率一般而言, 展覽館的全年使用率應介乎25%與50%之間。因展覽會的特有性質和明顯的淡旺周期, 一個展覽館的使用率,甚少超過60%?，F(xiàn)時國內對于展覽館使用率的定義, 并未有一套公認的計算標準。不同展覽館可能用完全不同的子數(shù)(租用日數(shù)、毛租用面積、凈使用面積等)和基數(shù)(年月總日數(shù)、展場總面積、個別展廳面積等)作計算方法, 所得的使用率會有極大的差異因此很難作有意義的比較。
觀眾數(shù)目展覽會主辦者常以大量的觀眾數(shù)目來標榜展覽會的成功。須知與一個展覽項目相關的專業(yè)觀眾有一定限量, 亦沒有可能所有相關人士全部前來參觀同一個展覽會。過分龐大的觀眾數(shù)量，只會令人懷疑其真實性。試問在短短的數(shù)日展期中, 一個展商如何有效地招待“成千上萬”的觀眾？所以,一個專業(yè)的展覽會,觀眾或買家的“質”比“量”更為重要。
交易金額對于透過展覽會促成交易金額的有關報告和數(shù)據(jù)，筆者通常持保留態(tài)度。在現(xiàn)時競爭激烈和復雜的商業(yè)環(huán)境下,一個專業(yè)展覽會, 現(xiàn)場即時交易的情況不會大多, 展商亦不太可能在展覽會完結后不久,能精確地提供交易金額的資料。同樣因商業(yè)理由, 展商未必愿意透露確實交易金額的數(shù)字。再者,展商沒有合約責任申報真實的相關資料, 所提供的數(shù)字,可能與實際情況有很大出入而展覽會主辦者無權亦無從復核。