9月1日下午，2011年中國(海南)國際熱帶農(nóng)產(chǎn)品冬季交易會組委會在?？谑形骱０缎侣涑傻暮？趪H會展中心召開了首次籌備工作會議。會議要求，今年的冬交會一定要辦成瓜菜訂貨會、布展創(chuàng)新會、成果展示會，使冬交會真正成為農(nóng)業(yè)增效，農(nóng)民增收的重要平臺。
據(jù)介紹，今年冬交會的主題是“打造國家熱帶現(xiàn)代農(nóng)業(yè)基地、促進海南國際旅游島建設(shè)”，宗旨是“訂貨展銷、合作共贏”，努力達到“進一步創(chuàng)新辦會形式，豐富辦會內(nèi)容，努力實現(xiàn)產(chǎn)品訂單更多、企業(yè)參與更多、會展效果更好”的辦會目標。
據(jù)了解，今年冬交會仍然由主會場和分會場共同組成。主會場共設(shè)綜合展區(qū)、龍頭企業(yè)展區(qū)、市縣展區(qū)、項目招商推介區(qū)、休閑農(nóng)業(yè)展區(qū)、省外國外展銷區(qū)、銷售區(qū)、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)機械設(shè)備展區(qū)、和海南特色小食區(qū)等9個展區(qū)，面積5萬平方米；分會場設(shè)在海南現(xiàn)代農(nóng)業(yè)展示示范園（海口市秀英區(qū)富教村），分為國內(nèi)外瓜菜新品種展示區(qū)、新技術(shù)新模式活植株展示區(qū)、花卉展示區(qū)、休閑農(nóng)業(yè)展示區(qū)、種子種苗優(yōu)質(zhì)農(nóng)資展示區(qū)和蔬菜標準化生產(chǎn)展示區(qū)等6大展區(qū)，面積約300畝。
據(jù)了解，冬交會期間的重要活動主要有：新聞發(fā)布會、開幕式、招待宴會、“農(nóng)產(chǎn)品品牌建設(shè)與現(xiàn)代營銷”主題論壇、專場推介會和表彰大會等。新聞發(fā)布會將舉辦兩次，第一次于11月底前舉行，主要通報籌備情況；第二次于12月14日舉行，主要通報展會成果。開幕式，于12月11日17：30在會展中心劇院舉行；招待宴會于12月11日18：00在會展中心宴會廳舉行。
今年冬交會不搞集體簽約，但要組織熱帶水果、瓜菜、農(nóng)產(chǎn)品加工品和畜產(chǎn)品等四場專場推介會，相關(guān)簽約活動同時舉行。各市縣也可自行安排專項推介活動，但應提前報組委會辦公室統(tǒng)一安排。
對客商的邀請，從現(xiàn)在起進入邀請階段，由組委會辦公室統(tǒng)一印制邀請函，今年共邀請國內(nèi)外客商共3500人。為避免多方邀請和重復邀請，各單位要把邀請名單及時送交組委會辦公室統(tǒng)五審核。
9月30日前，各市縣的設(shè)計方案和效果圖要提交組委會；10月15日前，布展組將對設(shè)計圖紙進行評審。
在布展上今年也作了相應要求。字體統(tǒng)一規(guī)定采用粗黑體字，材料為吸塑字，主色調(diào)以藍綠色為主；地板也裝飾不準使用粘膠，迎賓館保持原來地板，A、B、C館展區(qū)鋪藍色地毯，由各布展單位負責；主通道鋪紅色地毯。
據(jù)介紹，去年“冬交會”共簽訂農(nóng)產(chǎn)品訂單565萬噸，其中冬季瓜菜270萬噸、水果100萬噸。在冬交會推動下，去冬今春全省農(nóng)產(chǎn)品產(chǎn)銷兩旺，冬季瓜菜出島量290萬噸，水果出島194萬噸，分別增長11%和5%；生豬、家禽出島79萬頭和2100萬只，增長11.7%和9.2%。去年“冬交會”簽約的18個農(nóng)產(chǎn)品加工項目總投資14.8億元，已落實13個，5個項目開工建設(shè)，進展較好。今年冬季瓜菜計劃種植280萬畝，產(chǎn)量450萬噸，分別比去年增加16萬畝、12萬噸。
海南省人民政府副秘書長韓勇受副省長陳成委托出席會議并講話，海南省農(nóng)業(yè)廳廳長肖杰就辦好今年冬交會作了詳細部署，省農(nóng)業(yè)廳副巡視員林道孔主持會議。省農(nóng)業(yè)廳、省貿(mào)促會、省供銷聯(lián)社、省林業(yè)局、省農(nóng)墾總局、省公安廳、省委宣傳部、省臺辦、省財政廳、省商務(wù)廳、省海洋與漁業(yè)廳、省工商局、省食品藥品監(jiān)督管理局、中商集團等單位相關(guān)負責人，以及各市（縣）分管領(lǐng)導和農(nóng)業(yè)局負責人參加了此次會議。