會(huì)議前期工作

　　這個(gè)階段通常時(shí)間最長(zhǎng)，事情最多，因?yàn)橐I備的事項(xiàng)很多，所以最好早一點(diǎn)開(kāi)始進(jìn)行。
　　1．會(huì)前兩年半：
　　(1)確定會(huì)議日期與場(chǎng)地：視察場(chǎng)地、評(píng)估并商議費(fèi)用。
　　(2)評(píng)估財(cái)源并制作預(yù)算：預(yù)估此案收入及支出。
　　(3)成立籌備委員會(huì)：邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)適合的人選并分工。
　　(4)成立秘書(shū)處：指定工作人員、安置設(shè)備并建立檔案。
　　(5)設(shè)計(jì)會(huì)議logo:印制信封、信紙。
　　(6)確定飯店房間數(shù)的預(yù)定：視察使用的飯店房間及設(shè)備，并請(qǐng)飯店報(bào)價(jià)、簽約。
　　(7)確定會(huì)議室使用數(shù)量：并視察有關(guān)設(shè)備、場(chǎng)地簽約。
　　(8)制作工作進(jìn)度表：可委由會(huì)議籌辦人控制進(jìn)度。
　　(9)搜集準(zhǔn)備宣傳寄發(fā)名單：寄發(fā)會(huì)議宣傳資料、報(bào)名表等。
　　(10)定期召開(kāi)籌備會(huì)議，審視各項(xiàng)工作進(jìn)度及決議。
　　2．會(huì)前二年：
　　(1)制作籌備企劃書(shū)，用以提報(bào)政府單位申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)補(bǔ)助或向民間相關(guān)組織募款：含會(huì)議緣起、宗旨、內(nèi)容;擬邀請(qǐng)演講者陣容、主題;籌備委員會(huì)組織及名單；各組工作職責(zé)、工作進(jìn)度表和預(yù)算。
　　(2)擬定推廣計(jì)劃：本次會(huì)議如何有效宣傳。
　　(3)選定合適的會(huì)議或展覽專業(yè)顧問(wèn)公司，可協(xié)助主辦單位整體規(guī)劃一個(gè)具專業(yè)水準(zhǔn)的會(huì)議，避免人力資源浪費(fèi)，并有效控制預(yù)算的花費(fèi)。
　　(4)草擬學(xué)術(shù)節(jié)目：確定會(huì)議主題及擬邀請(qǐng)講員名單。
　　(5)決定報(bào)名費(fèi)及相關(guān)費(fèi)用：可參考以前會(huì)議并由籌備會(huì)決議。
　　(6)搜集旅游、藝文等資料：可指定專業(yè)旅行社辦理。
　　(7)決定會(huì)議是否使用同步翻譯：如需使用，得預(yù)訂設(shè)備、翻譯人員，并增加預(yù)算。
3．會(huì)前18個(gè)月：
　　(1)草擬會(huì)議通告：含邀請(qǐng)函、會(huì)議日期地點(diǎn)、主題等。
　　(2)印刷并寄發(fā)會(huì)議通告：初步預(yù)告可能參與人士，大會(huì)將于何時(shí)何地舉行以及報(bào)名費(fèi)等資料。
　　(3)確定學(xué)術(shù)節(jié)目形態(tài)及內(nèi)容：發(fā)函邀請(qǐng)演講人及各場(chǎng)次主持人。
　　(4)確定社交節(jié)目的安排：包括酒會(huì)、晚宴及眷屬的活動(dòng)、開(kāi)閉幕典禮等。
　　(5)設(shè)定大會(huì)所有印刷品的印刷時(shí)間表并與印刷設(shè)計(jì)公司協(xié)調(diào)：宣傳手冊(cè)、報(bào)名表、論文摘要表、海報(bào)、節(jié)目手冊(cè)、名牌、證書(shū)、邀請(qǐng)卡等。
　　(6)確定所有將寄發(fā)給報(bào)名與會(huì)者的宣傳手冊(cè)應(yīng)包括的資料，并著手草擬宣傳手冊(cè)及報(bào)名表、論文摘要表、訂房登記表：報(bào)名費(fèi)、各項(xiàng)社交活動(dòng)及費(fèi)用、征求論文的規(guī)定／方式及收件截止日期、演講視聽(tīng)設(shè)備的提供、飯店房?jī)r(jià)及訂房手續(xù)、提早報(bào)名優(yōu)惠日期、取消報(bào)名截止日期、優(yōu)惠訂房截止日期、通訊報(bào)名截止日期。
　(7)網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)，委托專業(yè)公司或?qū)I(yè)人士設(shè)計(jì)大會(huì)網(wǎng)頁(yè)，以便會(huì)員上網(wǎng)瀏覽，或使用網(wǎng)上報(bào)名。
　　4．會(huì)前12個(gè)月：
　　(1)草擬展覽說(shuō)明書(shū)及合約：擬印制寄發(fā)給廠商征展。
　　(2)收集參展廠商名單：可請(qǐng)籌備委員提供。
　　(3)征展活動(dòng)開(kāi)始：寄出說(shuō)明書(shū)/辦說(shuō)明會(huì)／親自拜訪。
　　(4)印制并寄發(fā)宣傳手冊(cè)及相關(guān)表格：確定所有相關(guān)名單及單位都已　寄出。
　　(5)確認(rèn)講員是否接受邀請(qǐng)并請(qǐng)?zhí)峁┭葜v題目及摘要：如有人無(wú)法應(yīng)邀，則另邀請(qǐng)其他人選，盡快確認(rèn)。
　　(6)選制大會(huì)紀(jì)念品／資料袋獎(jiǎng)牌／名牌膠套等：評(píng)估可能數(shù)量，先預(yù)定并確認(rèn)交貨期。
　　(7)報(bào)備政府有關(guān)單位本次會(huì)議的舉辦時(shí)間：請(qǐng)協(xié)調(diào)有關(guān)駐外單位給予與會(huì)者簽證事宜的協(xié)助。
　　(8)聯(lián)絡(luò)并確定會(huì)議各項(xiàng)安排的供應(yīng)廠商：視聽(tīng)設(shè)備、燈光音響、旅行社、交通、餐飲安排、會(huì)場(chǎng)布置。
　　5．會(huì)前6個(gè)月：
　　(1)審核投稿的論文：學(xué)術(shù)節(jié)目組委員。
　　(2)安排節(jié)目議程并挑選邀請(qǐng)各組主持人(投稿部分)：學(xué)術(shù)節(jié)目組委員。
　　(3)寄發(fā)通知函給投稿人：告知投稿有否被接受及其報(bào)告時(shí)間／地點(diǎn)／組別。
　　(4)寄發(fā)通知函給所有受邀的主持人：告知其主持的組別／時(shí)間／地點(diǎn)，并寄發(fā)相關(guān)參考資料，如該組論文摘要、報(bào)告人背景等。
　　6．會(huì)前3個(gè)月：
　　(1)發(fā)布新聞：向相關(guān)媒體預(yù)告會(huì)議有關(guān)資訊。
　　(2)邀請(qǐng)開(kāi)閉幕典禮出席貴賓：如需貴賓致詞，得書(shū)面告知時(shí)間地點(diǎn)。
　　(3)現(xiàn)場(chǎng)工作／接待人員規(guī)劃及招聘：報(bào)到處／會(huì)議室／貴賓接待等人員安排并擬定訓(xùn)練課程。
　　(4)草擬設(shè)計(jì)大會(huì)節(jié)目手冊(cè)：議程確定／演講人、主持人確定／各項(xiàng)社交節(jié)目確定。
　　(5)安排VIP接機(jī)事宜：車輛／接機(jī)人員／通關(guān)安排等。
　　(6)會(huì)場(chǎng)布置設(shè)計(jì)發(fā)包：含機(jī)場(chǎng)歡迎牌／會(huì)場(chǎng)／會(huì)議室／報(bào)到處／展覽區(qū)／酒會(huì)、晚宴場(chǎng)地。
　　(7)報(bào)到處使用規(guī)劃：設(shè)計(jì)報(bào)到流程。
　(8)確認(rèn)各項(xiàng)餐飲安排：酒會(huì)／晚宴／咖啡茶點(diǎn)／午餐。
　　(9)社交活動(dòng)表演節(jié)目設(shè)計(jì)：開(kāi)、閉幕典禮／酒會(huì)／晚宴。
　　7．會(huì)前1~2個(gè)月：
　　(1)通訊報(bào)名截止：統(tǒng)計(jì)評(píng)估報(bào)名人數(shù)。
　　(2)與飯店核算已訂房數(shù)量：與實(shí)際預(yù)定房數(shù)相差多少。
　　(3)現(xiàn)場(chǎng)接待人員工作訓(xùn)練：1~2次訓(xùn)練。
　　(4)印制大會(huì)節(jié)目手冊(cè)、學(xué)術(shù)論文摘要集、與會(huì)者名冊(cè)：已報(bào)名者報(bào)到時(shí)應(yīng)領(lǐng)取的資料。
　　(5)印制大會(huì)相關(guān)印刷品：名牌／證書(shū)／感謝狀／邀請(qǐng)卡／餐券。
　　(6)檢視各項(xiàng)活動(dòng)／節(jié)目／餐飲的安排：演講議程、演講人／主持人通知、視聽(tīng)設(shè)備、開(kāi)閉幕典禮流程、酒會(huì)及晚宴、午餐及咖啡茶點(diǎn)、參觀旅游、表演活動(dòng)等。
　　(7)展覽廠商協(xié)調(diào)會(huì)：攤位位置／布置／進(jìn)撤場(chǎng)事宜等。
　　(8)檢視場(chǎng)各項(xiàng)set-up：與會(huì)議中心／飯店人員最后確認(rèn)。